Ein Login für alles: Wie unsere Schwertkampf-Gruppen sich mit Open Source organisieren

Ehrenamtliche Organisationen arbeiten oft mit dem, was gerade da ist: Messenger-Gruppen, private Cloud-Links, E-Mail-Verteiler. Das funktioniert, bis die Organisation wächst.

In diesem Artikel zeige ich, wie unsere Battojutsu-Trainingsgruppen Schritt für Schritt eine eigene digitale Arbeitsumgebung aufgebaut haben. Dazu gehören eine gemeinsame Dateiablage, Videocalls, ein Wiki, Projektplanung und ein einziger Login für alles. Alles läuft mit Open-Source-Software auf eigenen Servern.

Der Artikel richtet sich an Vereine, Verbände und kleine Organisationen, die über ähnliche Schritte nachdenken. Technisches Vorwissen brauchen Sie dafür nicht.

Die Ausgangslage: eigenständige Gruppen, ein gemeinsames Thema

Wir sind aktuell 3 Trainingsgruppen für Battojutsu, die japanische Kunst des Schwertziehens. Jede Gruppe ist in einen eigenen regionalen Verein eingegliedert und organisiert ihr Training selbst.

Verbunden sind wir durch das Fachthema: gemeinsame Lehrgänge, Videos für YouTube, eine gemeinsame Webseite und ein monatlicher standortübergreifender Austausch.

Daraus ergibt sich eine typische Herausforderung. Es gibt keinen gemeinsamen Verein, der Infrastruktur stellt. Trotzdem müssen Fotos, Konzepte und Absprachen über Vereinsgrenzen hinweg geteilt werden.

Schritt 1: Ein gemeinsamer Arbeitsplatz mit Nextcloud

Der erste Baustein war ein eigener Nextcloud-Server. Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform für Dateien und Zusammenarbeit, vergleichbar mit Dropbox oder Microsoft 365, nur auf eigenem Server.

Wir nutzen sie für drei Dinge:

• Dateien teilen: Fotos und Videos von Lehrgängen landen in gemeinsamen Ordnern statt in Chatverläufen.
• Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Konzepte für Videos entstehen direkt im Browser, mehrere Personen können gleichzeitig schreiben.
• Videocalls: Unsere monatlichen standortübergreifenden Treffen können über Nextcloud Talk stattfinden.

Der größte Vorteil: Alles liegt in einer Oberfläche. Niemand muss für Calls ein weiteres Programm installieren oder suchen, wo eine Datei noch mal lag.

Dazu kommt der Datenschutz. Fotos von Mitgliedern liegen auf unserem eigenen Server, nicht bei einem großen Cloud-Anbieter. Gerade bei Bildern von Personen ist das ein echtes Argument.

Schritt 2: Drei Systeme, drei Logins – und dann Authentik

Bald kam der Wunsch nach einem eigenen Wiki wieder auf: ein Ort für gesammeltes Wissen, das sonst in Chats oder Köpfen verloren geht. [Optional: Wiki-Software nennen]

Damit hatten wir plötzlich drei Systeme: Nextcloud, das Wiki und Strapi, das System hinter unserer Webseite. Jedes hatte einen eigenen Login. Für ein neues Mitglied hieß das: drei Konten, drei Passwörter, dreimal erklären, wo was ist.

Die Lösung war Authentik, ein Open-Source-Werkzeug für zentrale Anmeldung (Single Sign-On). Seitdem gilt:

• Ein Konto für alles: Mitglieder melden sich einmal an und erreichen alle Anwendungen, die für sie freigegeben sind.
• Übersicht inklusive: Ein Dashboard zeigt alle verfügbaren Anwendungen. Neue Mitglieder sehen sofort, welche Werkzeuge es gibt.
• Verwaltung an einer Stelle: Neue und ausscheidende Mitglieder werden an einem Ort gepflegt statt in jedem System einzeln.

Das Onboarding neuer Mitglieder ist dadurch deutlich einfacher geworden. Damit niemand sich neu registrieren muss, haben wir Authentiks "Social Login" Feature eingerichtet. Damit können Mitglieder ihr bestehendes Nextcloud-Konto für den Login in Authentik nutzen.

Schritt 3: Endlich Überblick mit OpenProject

Mit der Zeit wurde die Organisation umfangreicher. Lehrgänge wollten geplant, Videos für YouTube produziert, die Webseite weiterentwickelt und die Monatscalls mit wechselnden Themen vorbereitet werden.

Deshalb kam OpenProject dazu, eine Open-Source-Software für Projektmanagement. Die Struktur ist bewusst einfach:

• Ein übergeordnetes Projekt für das große Ganze
• Unterprojekte für größere Themen wie die Webseite, jeweils mit eigenen Aufgaben

Das Überraschendste: Zum ersten Mal hatten wir eine vollständige Übersicht, was alles ansteht. Es war deutlich mehr als gedacht. Allein diese Erkenntnis war den Aufwand wert.

Auch die Monatstreffen laufen jetzt über OpenProject. Wir planen sie dort, führen sie damit durch und erzeugen anschließend einen Bericht. Den können alle Mitglieder nachlesen, auch wer nicht dabei war.

Was wir gelernt haben

Unser Stack auf einen Blick:

• Dateien, gemeinsame Dokumente, Videocalls: Nextcloud (mit Talk)
• Gesammeltes Wissen: Mediawiki
• Öffentliche Webseite: Strapi (diese Seite auf der Sie sich gerade befinden läuft im übrigen mit PayloadCMS - ebenfalls OpenSource)
• Ein Login für alles: Authentik
• Aufgaben, Projekte, Monatstreffen: OpenProject

Was sich auf andere Vereine übertragen lässt:

1. Klein anfangen. Wir haben nicht alles auf einmal eingeführt. Jedes Werkzeug kam dazu, als der Bedarf da war.
2. Den Login früh zentralisieren. Spätestens ab dem zweiten System lohnt sich eine zentrale Anmeldung. Je später man umstellt, desto mehr Konten müssen übertragen werden.
3. Sichtbarkeit schafft Struktur. Erst die Aufgabenübersicht hat gezeigt, wie viel Arbeit tatsächlich anfällt.
4. Den Betrieb mitdenken. Selbst gehostete Software braucht Updates und Backups. Jemand muss sich darum kümmern, intern oder als Dienstleistung.

Ist das auch etwas für Ihren Verein?

Nicht jeder Verein braucht gleich fünf Werkzeuge. Für den Anfang reicht oft eine gemeinsame Dateiablage oder eigene E-Mail-Adressen.

Ich unterstütze Vereine und kleine Betriebe dabei, die passenden Werkzeuge auszuwählen, einzurichten und dauerhaft zu betreiben. Mehr dazu auf meiner Seite zur Digitalisierung mit Open Source.