Digitale Zusammenarbeit für Vereine und kleine Betriebe – mit Open Source, auf eigenen Servern

Für wen ist das?

Für Vereine, Verbände und kleine Betriebe, deren Organisation gewachsen ist, die Werkzeuge aber nicht. Sie brauchen keine IT-Abteilung, nur eine Lösung, die funktioniert und die Ihre Mitglieder auch benutzen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Fotos, Dokumente und Protokolle liegen verstreut auf privaten Rechnern, in Messenger-Gruppen und in E-Mail-Anhängen.
• Neue Mitglieder brauchen für jedes Werkzeug ein eigenes Konto, und niemand weiß mehr, wer worauf Zugriff hat.
• Aufgaben werden in Besprechungen verteilt und danach vergessen.
• Kommerzielle Lösungen werden mit jedem Mitglied teurer, und die Daten liegen bei einem US-Anbieter.

Was Sie bekommen

• Gemeinsame Dateiablage mit Freigaben, gemeinsamer Dokumentbearbeitung und Videokonferenzen in einer Oberfläche
• Ein zentraler Login für alle Anwendungen, inklusive einer Übersicht, welche Werkzeuge es gibt
• Aufgaben- und Projektplanung, damit sichtbar wird, was ansteht und wer sich kümmert
• Wiki oder Wissensdatenbank, damit Wissen nicht an einzelnen Personen hängt
• Einrichtung, Einweisung und Betreuung aus einer Hand

Sie müssen nicht alles auf einmal einführen. Wir starten mit dem, was gerade am meisten drückt.

Aus der Praxis: Überregional organisierte Trainingsgruppen

Ein Projekt, in dem ich selbst aktiv bin.

Die Ausgangslage: Mehrere Battojutsu-Trainingsgruppen, jede in einem eigenen regionalen Verein, aber durch das gemeinsame Fachthema verbunden. Lehrgangsfotos, Videokonzepte und Absprachen waren über viele Kanäle verteilt.

Schritt 1, gemeinsamer Arbeitsplatz: Eine Nextcloud bündelt Dateiablage, gemeinsame Arbeit an Dokumenten und die monatlichen standortübergreifenden Videocalls in einer Oberfläche.

Schritt 2, ein Login für alles: Mit Wiki und Webseite gab es plötzlich drei Systeme mit drei Logins. Ein zentrales Login-System löst das. Neue Mitglieder bekommen ein Konto und sehen auf einen Blick alle verfügbaren Anwendungen.

Schritt 3, Überblick über die Arbeit: Lehrgangsplanung, YouTube-Produktion, Webseite und Monatstreffen wurden zu viel für Zuruf und Chat. Ein Projektmanagement-Werkzeug mit einem Gesamtprojekt und Unterprojekten zeigte zum ersten Mal, was alles ansteht. Es war deutlich mehr als gedacht. Die Monatstreffen werden dort vorbereitet und protokolliert. Anschließend erhalten alle Mitglieder einen Bericht zum Nachlesen.

Das Ergebnis: Eine ehrenamtliche Organisation, die so strukturiert arbeitet wie ein kleines Unternehmen, ohne Lizenzkosten pro Mitglied.

So läuft es ab

1. Kostenloses Erstgespräch (45 Min.): Wo hakt es, wer arbeitet womit?
2. Konzept: Welche Werkzeuge, in welcher Reihenfolge, zu welchen Kosten
3. Einrichtung & Datenübernahme: inklusive Umzug bestehender Dateien
4. Einweisung & Betreuung: Updates, Backups und Ansprechpartner bei Fragen

Womit ich arbeite

Bewährte Open-Source-Software wie Nextcloud, OpenProject und Authentik. Das heißt: keine Abhängigkeit von einem Hersteller, keine Lizenzgebühren pro Nutzer, und Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland.

Was kostet das?

• Einrichtung: einmalig ab 150 €
• Betrieb, Updates & Backups: monatlich ab 60 €
• • Abhängig von benötigter Server größe und Anzahl der betriebenen Anwendungen

Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß §19 UStG
Den genauen Preis erhalten Sie nach dem Erstgespräch als Festpreisangebot.

Häufige Fragen

Brauchen wir technisches Know-how?
Nein. Ich übernehme Einrichtung und Wartung. Ihre Mitglieder nutzen die Werkzeuge im Browser oder per App.

Was passiert, wenn Sie mal nicht erreichbar sind?
Alles basiert auf offener, weit verbreiteter Software und wird dokumentiert. Sie erhalten die Zugangsdaten und sind nicht von mir abhängig.

Ist das datenschutzkonform?
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, nicht bei US-Konzernen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie selbstverständlich.

Können wir bestehende Daten übernehmen?
Ja, zum Beispiel aus Dropbox, Google Drive oder von lokalen Rechnern.

Müssen wir gleich alles einführen?
Nein. Die meisten starten mit der Dateiablage und erweitern später.